Knowledge base aziendale con Claude: progetti, documenti e procedure

In quasi ogni azienda le risposte esistono già, ma sono sparse: il listino aggiornato è in una cartella, la procedura dei resi in una mail di due anni fa, le condizioni di garanzia nella testa di chi lavora lì da più tempo. Una knowledge base serve a mettere queste cose in un posto solo e farle trovare a chiunque. Con Claude si può partire dai progetti, senza sviluppare niente.

Le informazioni sono verificate il 7 ottobre 2026 sul centro assistenza di Anthropic, in particolare su Cosa sono i progetti, RAG per i progetti e Connettori Google Workspace.

Cos'è un progetto di Claude

Un progetto è uno spazio di lavoro con una sua memoria di documenti e le sue istruzioni. Dentro ci mettete i file, scrivete come deve comportarsi Claude e poi fate le domande. Claude risponde usando quei documenti come contesto.

Tre cose da sapere subito:

• Le chat non si parlano tra loro. Quello che scrivete in una chat non passa alle altre dello stesso progetto, a meno che non lo aggiungiate ai documenti del progetto.
• Nome e descrizione del progetto non contano per Claude. Lui non li legge: quello che deve sapere va nelle istruzioni o nei documenti.
• I progetti ci sono anche nel piano gratuito, ma al massimo cinque e senza le funzioni più avanzate.

Quando i documenti sono tanti

Sui piani a pagamento (Pro, Max, Team, Enterprise), quando i documenti si avvicinano al limite di quanto Claude può leggere in una volta, si attiva da sola una modalità di ricerca. Invece di caricare tutto, Claude cerca nei documenti le parti utili alla domanda. Secondo Anthropic questo porta la capacità del progetto fino a 10 volte tanto.

Il limite per singolo file caricato in un progetto è di 30 MB. I formati supportati includono PDF, DOCX, XLSX, CSV, TXT e altri formati di testo. Per i PDF fino a 100 pagine Claude legge anche grafici e immagini; da 101 a 1000 pagine legge solo il testo.

Collegare Google Drive e altri strumenti

Invece di caricare copie dei file, potete collegare Google Drive. Un Google Doc aggiunto così resta sincronizzato: se qualcuno aggiorna il listino su Drive, Claude legge la versione nuova.

Due limiti da conoscere:

• Il connettore Drive aggiunge file solo ai progetti privati. Nei progetti condivisi l'opzione è disattivata, quindi lì i documenti vanno caricati.
• Su Team ed Enterprise il connettore va prima attivato da un proprietario dell'organizzazione, e l'amministratore Google deve autorizzare l'app.

Oltre a Drive esistono connettori ad altri strumenti, che trovate nella directory dei connettori di Claude. Con i connettori Claude rispetta i permessi di ogni persona: se un dipendente non può aprire un file nel servizio collegato, Claude non lo apre per lui.

Come organizzare i documenti

La qualità delle risposte dipende quasi tutta da qui. Qualche regola pratica:

• Un progetto per area, non uno per tutto. Per esempio: assistenza clienti, commerciale, amministrazione. Così le risposte restano pertinenti e potete condividere ogni progetto solo con chi serve.
• Una versione sola di ogni documento. Due listini con date diverse portano a risposte sbagliate. Togliete le versioni vecchie.
• Titoli chiari e data nel documento. "Listino ottobre 2026" aiuta Claude e chi controlla la risposta.
• Procedure scritte come passaggi. Elenchi numerati, una cosa per riga, eccezioni esplicite.
• Istruzioni del progetto brevi e precise. A chi risponde Claude, con che tono, cosa fare se l'informazione non c'è nei documenti: per esempio dirlo, invece di indovinare.

I limiti

• Claude può sbagliare. Anche con i documenti giusti, una risposta va controllata quando ha conseguenze: un prezzo, una condizione contrattuale, una scadenza.
• I documenti caricati non si aggiornano da soli. Solo i Google Docs collegati con il connettore restano sincronizzati. Il resto va sostituito a mano.
• Chi accede al progetto vede i documenti. Su Team ed Enterprise potete condividere con permesso di sola consultazione o di modifica, e anche con tutta l'organizzazione se l'amministratore lo consente. Non mettete in un progetto condiviso dati che non tutti dovrebbero vedere.

Cosa verificare prima di partire

1. Il piano: la ricerca sui documenti grandi e la condivisione del progetto non ci sono nel piano gratuito.
2. Le impostazioni dell'organizzazione: connettori attivi, condivisione dei progetti consentita o no.
3. I documenti: aggiornati, senza doppioni, senza dati personali che non servono.
4. Un responsabile: qualcuno che tenga aggiornato ogni progetto.
5. Un test vero: prima di aprirlo a tutti, fate al progetto le dieci domande che i colleghi fanno più spesso e controllate le risposte.

Da dove partire

Scegliete un'area dove le stesse domande tornano ogni giorno, raccogliete i documenti che servono a rispondere e create un progetto solo per quella. Quando funziona, passate alla successiva. Se volete costruirla con noi, guardate la knowledge base AI o il cervello aziendale, oppure parliamone.