Gemini in Google Workspace: cosa include e come usarlo in azienda

Molte aziende hanno già Google Workspace per la posta e i documenti, e hanno Gemini dentro senza saperlo o senza usarlo. Prima di comprare un altro strumento di intelligenza artificiale conviene capire cosa c'è già nel piano che pagate. Questa guida lo spiega in modo semplice.

Prezzi e funzioni sono verificati il 7 ottobre 2026 sulla pagina prezzi di Google Workspace e sull'hub privacy dell'AI generativa in Workspace. Google cambia spesso piani e promozioni: prima di acquistare controllate la pagina ufficiale.

Cosa fa Gemini dentro Workspace

Gemini non è un programma separato: lavora dentro gli strumenti che usate già.

• Gmail e Documenti: scrive bozze di email e documenti, riassume, corregge.
• Meet: con Prendi appunti per me scrive gli appunti della riunione in un Google Doc, anche in italiano. Ha anche funzioni per migliorare audio e video e per creare sfondi.
• Fogli e Presentazioni: aiuta a costruire tabelle e a creare immagini, infografiche e slide.
• Drive, Chat e pannello laterale: si può chiedere aiuto a Gemini mentre si lavora, senza cambiare finestra.
• App Gemini: la chat per lavori più complessi, con i modelli più avanzati di Google.

Gemini vede solo quello che vede la persona che lo usa. Google lo dice in modo esplicito: se non avete il permesso di vedere un file, nemmeno l'AI può vederlo o usarlo.

I piani e i prezzi

Prezzi in euro, per utente al mese, tasse escluse, come pubblicati sulla pagina italiana di Google.

• Business Starter: 6,80 euro con impegno annuale, 8,10 con piano flessibile. Gemini in Gmail, app Gemini, Google Vids, 30 GB di spazio per persona.
• Business Standard: 13,60 euro con impegno annuale, 16,20 con piano flessibile. Gemini in Gmail, Documenti, Meet e negli altri servizi, Gemini Notebook con accesso esteso, app Gemini con accesso esteso a modelli e funzioni, 2 TB per persona, registrazione delle riunioni.
• Business Plus: 21,10 euro con impegno annuale, 25,30 con piano flessibile. Tutto quello di Standard, più Vault per conservare e cercare i dati, eDiscovery, controlli di sicurezza più avanzati, 5 TB per persona.
• Enterprise: prezzo su richiesta al team vendite di Google.

I piani Business si possono acquistare fino a 300 utenti. Con l'impegno annuale si risparmia il 16% rispetto al piano flessibile. Sulla pagina prezzi compaiono spesso sconti temporanei per i primi mesi: valutate il prezzo pieno, non quello promozionale.

Quale piano ha senso

Starter va bene se Gemini vi serve soprattutto per la posta. Avete l'assistente in Gmail e la chat dell'app Gemini.

Standard è il punto di partenza se volete usarlo davvero nel lavoro di tutti i giorni. Porta Gemini in Documenti e Meet, dove si scrive e ci si riunisce di più. Gli appunti automatici delle riunioni, da soli, fanno risparmiare tempo a chi passa la giornata in call.

Plus serve quando contano conservazione e controllo dei dati, per esempio se dovete archiviare e ritrovare email e documenti per motivi legali.

Dati e privacy

Secondo l'hub privacy ufficiale di Google:

• Niente addestramento senza permesso. Workspace non usa i dati dei clienti per addestrare i modelli senza autorizzazione o istruzione del cliente.
• Niente revisione umana. Chat e file caricati nell'app Gemini non vengono letti da revisori umani.
• Permessi rispettati. Gemini segue i controlli di accesso che l'azienda ha già in Workspace.
• Contratto. I dati sono regolati dal Cloud Data Processing Addendum di Google, e Google dichiara che Gemini supporta i requisiti del GDPR.

Questo non sostituisce la vostra valutazione come titolari del trattamento. Un punto pratico: dal 21 settembre 2026, nei piani Business Standard e Plus, gli appunti automatici di Meet sono attivi per impostazione predefinita nelle riunioni con almeno 3 partecipanti. Decidete se lasciarli così e informate chi partecipa alle riunioni.

Come partire

1. Controllate il piano che avete nella Console di amministrazione di Google. Molte aziende sono su Starter e non lo sanno.
2. Decidete chi usa Gemini. L'amministratore può attivare o disattivare l'app Gemini e le funzioni nei singoli servizi.
3. Rivedete le impostazioni di Meet, soprattutto gli appunti automatici.
4. Mettete ordine nei permessi di Drive. Gemini vede quello che vede l'utente: se le cartelle sono condivise con tutti, lo sono anche per Gemini.
5. Partite da due o tre usi concreti, come le risposte ai clienti in Gmail o i verbali delle riunioni, e insegnateli al team.

Da dove partire

Avere Gemini nel piano non significa usarlo. La differenza la fa sapere quando e come chiederglielo. Se volete che il team lo usi davvero, guardate la formazione su Gemini, oppure parliamone.